REGLAMENTO Y CONTRATO
EXPOCACIA 2017
28 y 29 de marzo
DATOS GENERALES:
- Fecha: 28 y 29 de marzo V Edición EXPOCACIA 2017
- Lugar: Centro de Convenciones del Hotel Wyndham, Herradura
- Días de Montaje: 27 de marzo del 2017 en horarios específicos indicados con anterioridad.
- Desmontaje: Únicamente el día 30 de marzo, de 7 am a 12 m.d.
- Horario de visitantes: 28 y 29 de marzo de 2017 de 9am a 8 p.m.
CONTRATACIÓN
Inscripción: Las empresas interesadas en participar en la EXPOCACIA 2017 deben cumplimentar el formulario de inscripción
ADMISIÓN
Con la aceptación del espacio adjudicado, el expositor se compromete, en nombre propio y en el de las personas que lo representen, a cumplir con las disposiciones administrativas de montaje, seguridad, publicidad y demás directrices de participación que se recogen en las presentes normas de participación.
DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS
Los espacios serán asignados conforme a la firma de este documento y el depósito del 50% en el momento de la formalización de la admisión. No se permite la permuta, cesión o alquiler de los stands contratados a terceros. Una vez realizada la distribución de espacios, se remitirá a cada expositor una copia del plano con la indicación del espacio asignado al mismo conforme a su elección. Es importante aclarar que el espacio debe visualizarse antes de la primera se semana del mes de marzo 2017, para que conozca de su ubicación in situ de lo que puede y no realizar conforme la misma y que se aclara en un adendum en este documento y conforme a la ubicación.
CONDICIONES DE PAGO
Los pagos del espacio contratado se efectuarán según los siguientes plazos: 50% en el momento de formalizar la admisión. El 50% restante se abonará con un máximo de 15 días antes de la celebración de la expo; y su forma de pago se realizará según lo haya indicado en formulario de inscripción.
• Incumplimiento de pagos: No podrá iniciarse el montaje del stand hasta que el expositor no haya satisfecho el pago del 100% del espacio según lo estipulado con la organización.
ANULACIÓN DEL ESPACIO
En caso de anulación de la solicitud de admisión por parte del expositor la organización podrá retener las cantidades satisfechas a cuenta. En el supuesto de que el expositor no haya satisfecho la totalidad del importe antes de la inauguración de la EXPOCCIA, o no haya ocupado el espacio contratado, la organización quedará en libertad de ceder el espacio o el stand a un tercero, sin ninguna obligación de indemnizarlo, ni de reintegrarle las cantidades adelantadas por ese concepto.
STANDS
Stand: incluyen instalación eléctrica que lleva un toma eléctrico de 110 voltios equivalentes a 10 amperios. El consumo requerido debe ser indicado con anticipación en caso de requerir mas amperaje así como otras características de peso, ya que dependiendo de éste, se puede o no ubicar en el Salón la Paz, o de lo contrario debe estar cerca de los tomas asignados por el Hotel, para especificidades adicionales. Los expositores podrán contratar tantos stands como necesiten, previa disponibilidad de los mismos.
EXPOCACIA es un evento muy distinguido, al que asisten ejecutivos de todas las posiciones y diversas empresas, motivo por el cual, la organización solicita una inversión en diseño de stand acorde al nivel del evento. Por tal motivo, se presentan las siguientes ilustraciones como ejemplos a seguir del tipo de stand que los visitantes están acostumbrados.
Los STAND deben cumplir con requerimientos los mínimos de estructura. No se recomiendan stand que se ubiquen únicamente con banner, mesa y sillas. Así las cosas, el mínimo diseño y/o estructura stand permitido para este evento debe tener una estructura brindada por la propia empresa, y debe ser como alguna de las anteriores que se exponen con fines ilustrativos.
Por otro lado tenemos algunas limitaciones en altura (Vestíbulo norte: 4 mts, salón la Paz 4mts a excepción de algunos stands que sólo pueden tener de altura 3 mts por la lámpara.
DESCRIPCION GENERICA DE LOS PRODUCTOS y/o SERVICIOS A EXHIBIR:
PUBLICIDAD Y EXCLUSIVAS DURANTE LA FERIA
ATENCION DEL STAND:
Es obligatoria la presencia de un representante de la empresa expositora, debidamente acreditado ante la Organizadora.
Asimismo, no se podrá abandonar el stand con antelación a la finalización del evento. De esta forma, hasta el horario de cierre no pueden quitarse las gráficas ni los productos exhibidos y el personal de la empresa deberá permanecer en el stand contratado. En el caso de que no cumplan con esta norma, la Organizadora se reserva el derecho de admisión para una futura participación. De igual forma, la Organizadora podrá aplicar una multa a la empresa infractora según lo considere necesario.
SEGUROS
CUESTIONES JURÍDICAS
1. Prevención de accidentes: Es necesario respetar las normas legales de seguridad personal durante el montaje y puesta en funcionamiento de aparatos y máquinas, así como las normas de seguridad para máquinas en funcionamiento. Los expositores asumen esta responsabilidad.
2. Desperfectos en el recinto: Correrán por cuenta del expositor todos aquellos desperfectos ocasionados por el mismo o sus empleados en el recinto.
3. Pérdida o desperfectos de los materiales expuestos: La organización no asume ninguna responsabilidad ni otorgará ningún tipo de indemnización por pérdidas o desperfectos que, eventualmente y por diversas
4. Si la EXPOCACIA no puede celebrarse debido a circunstancias ajenas a la voluntad de la organización, tales como causas de fuerza mayor, la organización devolverá a los expositores, proporcionalmente y siempre que exista saldo, la parte del gasto que aún no se haya realizado.
CREDENCIALES E INVITACIONES
• Credenciales : Cada expositor tendrá derecho a credenciales para el personal que atienda su stand, con un limite de 4 credenciales por stand adquirido.
• Control de acreditación: Por cuestiones de seguridad los expositores deberán enseñar, cada vez que entren en el recinto ferial, su credencial.
• Obligatoriedad de cobertura de stand: El stand debe estar obligatoriamente cubierto por personal acreditado.
• Invitaciones: Cada expositor podrá invitar a toda su cartera de clientes. Si se cuenta con la información de quienes asistirán, deberá informarlo a la organización para tomar las medidas pertinentes de logística.
MONTAJE Y DESMONTAJE
Montaje : Será el día 27 de marzo del 2017 de 7 am a 8 pm
Desmontaje : El 30 de marzo del 2017, de 7:00 a.m. a 12 m.d..
PROHIBICIONES:
Está totalmente prohibido retirar mercancías o muestras expuestas en el stand durante el transcurso de la Feria, y durante el evento de clausura y coctail, a excepción de que por autorización especial de la organización y por un tema total mente y de carácter urgente se brinde por escrito previo el evento la misma.
Queda prohibido anclar objetos de cualquier tipo directamente sobre el pavimento.
REQUERIMIENTOS TECNICOS:
• Resistencia del suelo: 5000 kg/m2
• Instalaciones: los gastos por instalación y conexionado de teléfono, agua, electricidad 220 se facturarán por separado en caso de que el Hotel así lo contemple, y dicha factura se ejecutará a través de CACIA.
• Instalación eléctrica: Cada stand cuenta con un una base de enchufe de 110 Voltios, los cuales corresponden a 10 amperios, (confirmar) En caso de necesitar más potencia por la incorporación de aparatos eléctricos, el expositor deberá contratar la ampliación necesaria directamente CACIA como mínimo 20 días antes del inicio de la Feria
Manifestamos haber leído y estar en un todo de acuerdo con las CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN que se adjuntan a la presente ficha. Asimismo aceptamos pagar el monto establecido por el alquiler del espacio de stand al precio fijado por CACIA. Al momento del pago del anticipo del stand se enviará a yarias@cacia.org ó ycerdas@cacia.org el logo de la empresa en formato Adobe Ilustrator convertido a curvas o en photoshop con un mínimo de 250 pixeles. En el caso de no enviar la imagen, éste no aparecerá en la publicidad escrita, electrónica, medios impresos masivos, u otro considerado en la estrategia de medios de CACIA, para informar y/o promocionar el evento.